Mailings ট্যাবের ব্যবহার (Using the MS Word Mailings Tab)

Create

"Create" মেনুটি দিয়ে আপনি বিভিন্ন প্রকারের ডকুমেন্ট তৈরি করতে পারেন, যেমন লেটার, মেনু, এবং অন্যান্য। এটি আপনার ডকুমেন্ট তৈরি করতে সাহায্য করে এবং একটি ধাপে মেইল মার্জ প্রক্রিয়া চালাতে সাহায্য করতে পারে।

Envelopes

"Envelopes" মেনুটি ব্যবহার করে আপনি ইনভেলোপ তৈরি করতে পারবেন এবং তাতে তথ্য সংযোজন করতে পারবেন। এটি মেইল মার্জ প্রক্রিয়ার জন্য ব্যবহৃত হতে পারে, যাতে প্রতিটি ইনভেলোপে আপনার ডাটা সংযোজন হতে পারে।

Labels

"Labels" মেনুটি ব্যবহার করে আপনি লেবেল তৈরি করতে পারবেন এবং এতে তথ্য সংযোজন করতে পারবেন। এটি বারকোড তৈরি করতে বা মেইল মার্জ প্রক্রিয়াকে সুবিধাজনক ভাবে চালাতে সাহায্য করতে পারে।

Start Mail Merge

একটি থেকে একটি চিঠি তৈরি করে যা আপনি একাধিকবার ইমেল করতে চান বা মুদ্রণ করতে চান প্রতিটি অনুলিপি একটি ভিন্ন প্রাপকের কাছে পাঠিয়ে৷ "নতুন ঠিকানা তালিকা" ডায়ালগ বক্স প্রদর্শন করে ।

মেনুটি Open করতে , নিম্নে উল্লেখিত পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করুন:

• মাইক্রোসফট ওয়ার্ড খুলুন।

• 'Mailings' ট্যাবে যান।

• 'Start Mail Merge' অপশনটি চয়ন করুন।

• 'Step by Step Mail Merge Wizard' বা 'Mail Merge' অপশনটি চয়ন করুন।

• এবার, মেনু গুলি দিয়ে যান এবং আপনি যে ধরনের ডকুমেন্ট তৈরি করতে চান তা চয়ন করুন, যেমন Letters, Envelopes, Labels, ইত্যাদি।

Start Mail Merge

এই ড্রপ-ডাউনে যেসব কমান্ড থাকে -

• Letter : এটি ব্যবহার করে আপনি চিঠিপত্র তৈরি করতে পারেন।

• E-mail Messages : এটি ব্যবহার করে আপনি ইমেল বা ইমেল প্রস্তুতি করতে পারেন।

• Envelopes, Labels : এটি ব্যবহার করে আপনি মোড়কে বা লেবেলে ঠিক করতে পারেন।

• Directory : এটি ব্যবহার করে আপনি একটি ডায়েক্টরি তৈরি করতে পারেন যেখানে তথ্য তালিকাভুক্ত থাকতে পারে।

• Normal Word Document : এটি ব্যবহার করে আপনি সাধারিত Word ডকুমেন্ট তৈরি করতে পারেন যেখানে কোনও মেইল মার্জ প্রক্রিয়া থাকবে না।

• Step-by-Step Mail Merge Wizard : আপনি যে কোনও একটি অপশন চয়ন করার পর, পরবর্তীতে আপনাকে আপনার ডকুমেন্ট কাস্টমাইজ করতে সাহায্য করতে Step-by-Step Mail Merge Wizard বা অন্য মেনু গুলির ব্যবহার করতে হতে পারে।

Select Recipients

"Select Recipients" অপশনটির আওতায়, আপনি আপনার Mail Merge প্রক্রিয়ার জন্য তথ্যের উৎস বা ডাটাবেস নির্ধারণ করতে পারবেন।

এই ড্রপ-ডাউনে যেসব কমান্ড থাকে -

• Type New List :এই অপশনটি ব্যবহার করে আপনি একটি নতুন তালিকা তৈরি করতে পারেন। এটি একটি নতুন তালিকা তৈরি করার জন্য আপনাকে সংশ্লিষ্ট তথ্য প্রদান করতে হতে পারে, এবং সেটি মাস্টার ডকুমেন্টে ব্যবহার করতে পারবেন।

• Use Existing List : এই অপশনটি ব্যবহার করে আপনি পূর্বের কোনও তালিকা বা ডাটাবেস বা একটি কোনও ধরনের তালিকা নির্বাচন করতে পারেন।

• Select from Outlook Contacts : এই অপশনটি ব্যবহার করে আপনি Microsoft Outlook থেকে আপনার ইমেইল ঠিকানা বা যোগাযোগের তথ্য ব্যবহার করতে পারেন।

Edit Recipient List

"Edit Recipient List" অপশনটি ব্যবহার করা হয় মেইল মার্জ প্রক্রিয়ার জন্য নির্বাচিত তালিকা বা ডাটাবেস সম্পাদনা করতে। এই অপশনটির মাধ্যমে, আপনি তালিকার তথ্য পরিবর্তন করতে পারবেন, আপনার প্রয়োজনীয় তথ্য নির্বাচন করতে পারবেন, অথবা যেসব নোটগুলি আপনি ডাটাবেসে যোগ করতে চান তা সম্পাদনা করতে পারবেন।

Write & Insert Fields

এই কমান্ডগুলি শুধুমাত্র তখনই পাওয়া যায় যখন আপনি একটি মেল মার্জ নথিতে থাকেন ।
"Write & Insert Fields" মেনুটি ব্যবহার করতে হয় তারপরে, যখন আপনি MS Word এ Mail Merge প্রক্রিয়া চালিয়ে দিচ্ছেন এবং ডকুমেন্টে বিভিন্ন ধরনের তথ্য বা ফিল্ড যোগ করতে চাচ্ছেন। এই অপশনটি ব্যবহার করে, আপনি ডকুমেন্টে তথ্য ফিল্ড যোগ করতে পারবেন যেমন নাম, ঠিকানা, ইমেইল, ইত্যাদি।

এটির মাধ্যমে আপনি তথ্য ফিল্ড একটি বা একাধিক যোগ করতে পারবেন, তাদের প্রদর্শন স্টাইল নির্বাচন করতে পারবেন এবং তাদের লেআউট সংযোজন করতে পারবেন।

এই পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করতে, নিম্নের ধাপগুলি অনুসরণ করুন:

• মেনুটি 'Mailings' ট্যাবে যান।

• 'Write & Insert Fields' অপশনটি চয়ন করুন।

• একটি ফিল্ড বা তথ্য প্রবর্তন বা ডকুমেন্টে একটি ফিল্ড যোগ করতে, আপনি 'Insert Merge Field', 'Insert Address Block', 'Insert Greeting Line' এবং অন্যান্য মেনু গুলি ব্যবহার করতে পারেন।

• আপনি যখন 'Insert Merge Field' বা অন্যান্য মেনু ব্যবহার করবেন তখন একটি তালিকা দেখতে পাবেন যেখানে আপনি ডাটাবেসের তথ্য ফিল্ড থেকে চয়ন করতে পারবেন।

NOTE : এটির মাধ্যমে, আপনি আপনার মেইল মার্জ ডকুমেন্টে বিভিন্ন তথ্য বা ফিল্ড সংযোজন করতে সক্ষম হয়ে যাবেন এবং সেগুলি কাস্টমাইজ করতে সমর্থ হবেন।

Highlight Merge Fields

সক্রিয় ডকুমেন্ট সমস্ত ক্ষেত্র হাইলাইট করে যা সন্নিবেশ করা হয়েছে। এটি প্রতিস্থাপন করা হবে তা দেখতে সহজ করে তোলে ।

Address Block

"ঠিকানা ব্লক সন্নিবেশ করুন" ডায়ালগ বক্স প্রদর্শন করে। এটি আপনাকে ঠিকানাটি কীভাবে সন্নিবেশ করা হবে তা কাস্টমাইজ করতে দেয় ।

Greeting Line

"সামগ্রী ঢোকান লাইন" ডায়ালগ বক্স প্রদর্শন করে। আপনাকে আপনার নথিতে একটি অভিবাদন লাইন যোগ করতে দেয় ।

Insert Merge Field

"Insert Merge Field" মেনুটি ব্যবহার করে, আপনি MS Word এ Mail Merge প্রক্রিয়ার জন্য তথ্য ফিল্ড যোগ করতে পারেন। এটির মাধ্যমে আপনি আপনার ডকুমেন্টে বিভিন্ন তথ্য ফিল্ড যোগ করতে পারেন, যেমন নাম, ঠিকানা, ইমেইল ঠিকানা ইত্যাদি।

এই ড্রপ-ডাউনে যেসব কমান্ড থাকে -

• Title

• First_Name

• Last_Name

• Company_Name

• Address_Line_a

• Address_Line_2

• City

• State

• Zip_Code

• Country_or_Region

• Home_Phone

• Work_Phone

• Email_Address

এই ফিল্ডগুলি হলো আপনার তালিকা বা ডাটাবেসের প্রতি একটি তথ্য ক্যাটাগরি, যেমন, প্রতিটি লোকের নাম, ঠিকানা, ইমেইল ঠিকানা, ইত্যাদি। এই ফিল্ডগুলি ব্যবহার করে, আপনি যেসব ডকুমেন্ট তৈরি করছেন, তাতে প্রতিটি লোকের সাথে সংযোজন করতে সক্ষম হবেন।

Rules

"Start Mail Merge" অপশনের মধ্যে "Rules" সমূহ, মূলত মেইল মার্জ প্রক্রিয়ার ডকুমেন্টে নির্ধারিত নিয়ম বা কার্যবিধির মাধ্যমে ডাটা বা তথ্য ব্যবস্থাপনা করার জন্য ব্যবহার হয়। নিম্নলিখিত সাধারিত রূপে তাদের কাজ বর্ণনা করা হয়েছে:

• Ask : এটি ব্যবহার হয় একটি প্রশ্ন অথবা ইনপুট প্রদান করার জন্য। ডকুমেন্ট বা মেইল মার্জ প্রক্রিয়ার মধ্যে ব্যবহৃত হলে, প্রতিটি রেকর্ডের জন্য ব্যক্তিগত ইনপুট প্রদান করতে ব্যবহৃত হতে পারে।

• Fill-in : এটি একটি ডকুমেন্টের মধ্যে ব্যক্তিগত তথ্য প্রদান করতে ব্যবহৃত হয়। এটি একটি প্রশ্ন বা অনুরোধের মাধ্যমে ব্যবহারকারীর থেকে তথ্য সংগ্রহ করতে সাহায্য করতে পারে।

• If-Then-Else : এটি একটি শর্ত মূলক কাজ করে, যাতে ডকুমেন্টের একটি অংশ কেবল যদি নির্দিষ্ট শর্ত পূরণ করে তাদের জন্য মান প্রদান করা হয়।

• Merge Record : এটি একটি বা একাধিক রেকর্ডের মধ্যে তথ্য সংযোজন করতে ব্যবহৃত হয়।

• Merge Sequence : এটি একটি রেকর্ড থেকে আরেকটি রেকর্ডে চলার পূর্ব পর্ব যোগ করতে ব্যবহৃত হয়।

• Next Record : এটি প্রতিটি রেকর্ড পরিবর্তন করতে ব্যবহৃত হয় যখন মেইল মার্জ প্রক্রিয়া চলছে।

• Next Record If : এটি একটি শর্ত মূলক কাজ করে এবং এটি দেখা জন্য অনুমতি দেয় যে আপনি সংগৃহীত তথ্যগুলি ব্যবহার করতে চান তার জন্য কিনা।

• Set Bookmark : এটি একটি বুকমার্ক সেট করতে ব্যবহৃত হয়, যা পরবর্তীতে ডকুমেন্টে ইনপুট করার জন্য ব্যবহৃত হতে পারে।

• Skip Record If : এটি একটি শর্ত মূলক কাজ করে এবং এটি দেখা জন্য অনুমতি দেয় যে কোনও নির্দিষ্ট শর্ত পূরণ হতে পারে বা হতে পারে না।

Match Fields

"Match Fields" মেনুটি MS Word এর "Start Mail Merge" ফিচারের একটি অংশ, যা মেইল মার্জ প্রক্রিয়ার জন্য তালিকা বা ডাটাবেসের তথ্য ফিল্ড গুলি ডকুমেন্টের ফিল্ড গুলির সাথে ম্যাচ করতে ব্যবহার হয়।

মেইল মার্জ করার সময়, ডকুমেন্টের প্রতি ফিল্ডে একটি পূর্বনির্ধারিত নাম থাকে, যা ম্যাচ করতে হয় তালিকা বা ডাটাবেসের সাথে। "Match Fields" মেনুটির মাধ্যমে, আপনি যে কোনও অসমঞ্জস্যতা বা ভুল থাকতে পারে তথ্য ফিল্ডগুলি ঠিকভাবে ম্যাচ করতে পারবেন এবং মেইল মার্জ প্রক্রিয়ার সময়ে সঠিকভাবে তথ্য ব্যবস্থাপনা করতে পারবেন।

এটির মাধ্যমে আপনি প্রতিটি তথ্য ফিল্ডের সাথে সঠিক ডেটাবেস ফিল্ড ম্যাচ করতে পারবেন এবং যে কোনও অসমঞ্জস্যতা বা ভুল শক্তি করতে পারবেন।

Preview Results

"Preview Results" অপশনটি MS Word-এ Mail Merge প্রক্রিয়ার জন্য ব্যবহৃত হয় যাতে আপনি মেইল মার্জ ডকুমেন্টে প্রতিটি রেকর্ডের সাথে কীভাবে তথ্য দেখা যায় তা দেখতে পারেন। "Preview Results" মোডে, এই বিশেষ বিকল্পগুলি উপলভ্য হয়:

First Record

এই বিকল্পটি ব্যবহার করে আপনি মেইল মার্জ ডকুমেন্টের প্রথম রেকর্ডে চলতে পারেন।

Previous Record

আপনি প্রতিটি রেকর্ড দেখার জন্য এই বিকল্পটি ব্যবহার করে পূর্ববর্তী রেকর্ডে চলতে পারেন।

Go to Record

এই বিকল্পটি ব্যবহার করে আপনি যেকোনও নির্দিষ্ট রেকর্ডে যাতে দেখতে চান তাতে চলতে পারেন।

Next Recor

আপনি প্রতিটি রেকর্ড দেখার জন্য এই বিকল্পটি ব্যবহার করে পরবর্তী রেকর্ডে চলতে পারেন।

Last Record

এই বিকল্পটি ব্যবহার করে আপনি মেইল মার্জ ডকুমেন্টের শেষ রেকর্ডে চলতে পারেন।

Find Recipient

একটি নির্দিষ্ট টেক্সট এন্ট্রি অনুসন্ধান করতে "এন্ট্রি খুঁজুন" ডায়ালগ বক্স প্রদর্শন করে।

Check for Errors

(Alt + Shift + K)। "চেকিং এবং রিপোর্টিং ত্রুটি" ডায়ালগ বক্স প্রদর্শন করে। এটি আপনাকে মেল মার্জ অনুকরণ করতে এবং মেল মার্জ করার সময় যে কোনও ত্রুটি কীভাবে পরিচালনা করতে হয় তা নির্দিষ্ট করতে দেয়। আপনি এমনকি একটি নতুন Document এ মার্জ এবং রিপোর্ট ত্রুটির অনুকরণ করতে পারেন।

Finish

"Finish" অপশনটি MS Word-এ Mail Merge প্রক্রিয়া শেষ করার জন্য ব্যবহৃত হয়। এই অপশনটি ব্যবহার করে, আপনি মেইল মার্জ প্রক্রিয়ার শেষে ডকুমেন্টটি প্রিভিউ করতে, প্রিন্ট করতে, ইমেইল করতে বা অন্যান্য পদক্ষেপ গুলি নেতে পারেন।

Finish & Marge

এই ড্রপ-ডাউনে যেসব কমান্ড থাকে -

• Edit Individual Documents : এই অপশনটি ব্যবহার করে আপনি প্রতিটি রেকর্ডের জন্য একটি আলাদা ডকুমেন্ট তৈরি করতে পারেন।

• Send E-mail Messages : এই অপশনটি ব্যবহার করে আপনি মেইল মার্জ প্রক্রিয়ার জন্য ইমেল বা অন্যান্য সংদেশ প্রেরণ করতে পারেন।