View ট্যাবের ব্যবহার (Using the Excel View Tab)

Workbook Views

Microsoft Excel এর "Workbook Views" হলো বিভিন্ন দৃষ্টিকোণে ওয়ার্কবুক দেখার একটি বৈশিষ্ট্য। এই বৈশিষ্ট্যটি ব্যবহারকারীদের একটি ওয়ার্কবুক অথবা ডেটা তালিকা দেখার পদ্ধতি পরিবর্তন করতে সাহায্য করে, যাতে তারা তাদের কাজ করতে সহজ হতে পারে।

Normal

Microsoft Excel এর "Normal" হলো একটি মোড অথবা ভিউ, যা সধারিত এক্সেল উইন্ডো তৈরি করে এবং সাধারিত কাজের জন্য ব্যবহৃত হয়। আপনি এই মোডে থাকতে চাইলে, নিম্নলিখিত পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করতে পারেন: * আপনার কম্পিউটারে Excel ওপেন করুন। * ওয়ার্কবুক খুলুন এবং "View" বা "দৃশ্য" মেনু থেকে "Normal" বা "সাধারিত" ভিউ চয়ন করুন। * এটি সাধারিত মোডে ওয়ার্কবুক দেখাতে হবে, যেখানে আপনি সাধারিত কাজ করতে পারবেন।

Page Break Preview

"Page Break Preview" মোড বা ভিউ হলো একটি দৃশ্য যা আপনাকে ওয়ার্কবুকের পৃষ্ঠা ব্রেকগুলি দেখতে এবং তাদের সাজানোর সুযোগ দেয়।

এই মোডে চলার জন্য নিম্নলিখিত পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করুন:

• আপনার কম্পিউটারে Excel ওপেন করুন এবং তারপরে একটি ওয়ার্কবুক খুলুন।

• "View" বা "দৃশ্য" মেনু থেকে "Page Break Preview" বা "পৃষ্ঠা ব্রেক প্রিভিউ" চয়ন করুন। *এটি করলে আপনি ওয়ার্কবুকটি "Page Break Preview" মোডে চলে যাবেন।

• এবার আপনি দেখতে পাবেন কোন সেল থেকে পরে নতুন পৃষ্ঠা শুরু হবে তা কেমন হবে। এবং একটি পৃষ্ঠা থেকে অন্য পৃষ্ঠায় কোনও ব্রেক আছে কিনা সেটি দেখতে পারবেন।

• সেলগুলি যে পৃষ্ঠার মধ্যে আছে তা চিহ্নিত হবে ভুল বা হারিয়ে যাওয়া সেলগুলির সাথে।

• যদি আপনি পৃষ্ঠা ব্রেক সংক্রান্ত পরিবর্তন করতে চান, তাদের সাথে যোগাযোগ করতে "Page Layout" বা "পৃষ্ঠা লেআউট" মেনু থেকে "Breaks" বা "ব্রেকস" বা "Insert Page Break" বা "পৃষ্ঠা ব্রেক সন্নিবেশ করুন" ব্যবহার করতে পারেন।

• আপনি চাইলে "Page Break Preview" থেকে বাইরে বের হতে "View" বা "দৃশ্য" মেনু থেকে "Normal" বা "সাধারিত" ভিউ সিলেক্ট করতে পারেন।

Page Layout

"Page Layout" হলো একটি দৃশ্য বা ভিউ, যা আপনাকে ওয়ার্কবুক পৃষ্ঠার লেআউট, মার্জিন, হেডার-ফুটার, ব্রেকস, ঔটলাইন এবং অন্যান্য পৃষ্ঠাসংক্রান্ত সেটিংস পরিবর্তন করতে সাহায্য করে।

এই ভিউটি সম্পাদন করার জন্য, নিম্নলিখিত পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করুন:

• "Page Layout" ট্যাবে যান।

• "Size" সেকশনে আপনি পৃষ্ঠার মাপ নির্ধারণ করতে পারেন। এখানে আছে কিছু প্রেসেট মাপ যেমন A4, Letter, ইত্যাদি। আপনি চাইলে "More Paper Sizes" অপশন ব্যবহার করে কাস্টম মাপ সেট করতে পারেন।

• একটি বা একাধিক সেল মার্জ এবং সেন্টার করতে, সিলেক্ট করা সেলগুলি এবং "Merge & Center" অথবা "Merge & Center" ড্রপডাউন অপশন ব্যবহার করুন।

• "Page Layout" ট্যাবে রয়েছে "Page Setup" সেকশনে গিয়ে "Header & Footer" অপশনে ক্লিক করুন। এখানে আপনি হেডার এবং ফুটার সংযোজন করতে পারবেন এবং তা সম্পাদনা করতে পারবেন।

• "Page Layout" ট্যাবে রয়েছে "Page Setup" সেকশনে গিয়ে "Background" অপশনে ক্লিক করুন। এটি দিয়ে আপনি ছবি সংযোজন করতে পারবেন এবং সেটি পৃষ্ঠার পেছনে বা পৃষ্ঠার প্রথম পর্যায়ে বসাতে পারবেন।

• "Page Layout" ট্যাবে রয়েছে "Page Setup" সেকশনে গিয়ে "Print Titles" অপশনে ক্লিক করুন। এখানে আপনি কোন কলাম বা রো স্থির করতে চান তা নির্ধারণ করতে পারবেন।

Custom View

Custom Views ব্যবহার করে আপনি এক্সেল শীটের বিভিন্ন দৃশ্যের কাস্টম সেটিংস সংরক্ষণ করতে পারেন, যাতে সহজেই বিভিন্ন প্রস্থানে স্ক্রল করতে পারেন।

এক্ষেত্রে কাস্টম ভিউ ব্যবহার করতে নিম্নলিখিত ধাপগুলি অনুসরণ করুন:

• আপনার এক্সেল শীটে যান এবং এমন একটি ভিউ বাছাই করুন যা আপনি সংরক্ষণ করতে চান।

• এরপর, "View" ট্যাবে গিয়ে "Custom Views" অপশনে ক্লিক করুন।

• "Custom Views" ডায়ালগ বক্সে, "Add" অথবা "Add…​" বাটন ব্যবহার করুন।

• একটি নাম দিন এবং সংরক্ষণ করতে "OK" বাটনে ক্লিক করুন।

• আপনি চাইলে আরও ভিউ তৈরি করতে এবং তাদের সংরক্ষণ করতে পারেন।

• "Custom Views" ডায়ালগ বক্সে, আপনি "Add" অথবা "Add…​" বাটন ব্যবহার করে অন্যান্য ভিউ সংরক্ষণ করতে পারেন।

• আপনি একবার কোনো ভিউ তৈরি করে সেটি পরিবর্তন করতে চাইলে, মোবাইলে "Custom Views" ডায়ালগ বক্সে যেতে পারেন এবং আপনি চাইলে একটি ভিউ সিলেক্ট করতে পারেন।

Show

এই ফরম্যাটিং চিহ্নগুলি দেখা আপনাকে দেখতে দেয় যেখানে আপনি শব্দের মধ্যে অতিরিক্ত স্পেস যোগ করেছেন, উদাহরণস্বরূপ, বা টেক্সট ইন্ডেন্ট করতে স্পেস বা ট্যাব স্টপ ব্যবহার করা হয়েছে কিনা।

Ruler

এটি একটি রুলার বা মাপক প্রদর্শন করে, যা ডকুমেন্টের বৃদ্ধি, খোলা জন্য মাপ এবং অন্যান্য গুরুত্বপূর্ণ মাপক প্রদর্শন করে।

Gridlines

এটি ডকুমেন্টে একটি গ্রিডলাইন প্রদর্শন করে।

Formula Bar

Microsoft Excel এর Formula Bar হলো একটি টুলবার যা আপনাকে এক্সেল শীটের সেলে লেখা থাকা সেলের মান বা ফর্মুলা দেখতে এবং সম্পাদনা করতে সাহায্য করে।

Formula Bar ব্যবহার করতে নিম্নলিখিত ধাপগুলি অনুসরণ করুন:

• আপনি এক্সেল শীটে যাওয়ার জন্য এক্সেল খুলুন এবং আপনার কাজ করা শীট সিলেক্ট করুন।

• এখন উপরের মেনু বারে "View" ট্যাবে চলে যান।

• "Show" সেকশনে থাকা "Formula Bar" অপশনটি চেক করুন। এটি চেক করা থাকলে Formula Bar দেখাবে।

• আপনি সেলে ক্লিক করতে পারেন যা আপনি দেখতে চান, বা Formula Bar তে ক্লিক করতে পারেন যাতে সেলে কোন মান বা ফর্মুলা লেখা থাকে।

• Formula Bar এ যেকোনো সেলে লেখা থাকলে, আপনি সেখানে সরাসরি মান বা ফর্মুলা সম্পাদনা করতে পারবেন।

Headings

Microsoft Excel এ Headings এর মাধ্যমে আপনি এক্সেল শীটের রো এবং কলামগুলি সহজেই চিহ্নিত করতে এবং ডেটা অঙ্কিত করতে পারেন।

Headings ব্যবহার করতে নিম্নলিখিত ধাপগুলি অনুসরণ করুন:

• আপনি চাইলে একটি বা একাধিক রো এবং কলাম চিহ্নিত করতে পারেন। এটি করতে বা একটি সিলেক্ট করতে শীটে যান এবং চাইলে মাউস বা কীবোর্ড ব্যবহার করুন।

• একবার আপনি রো এবং কলাম চিহ্নিত করেছেন, "Home" ট্যাবে গিয়ে "Format" সেকশনে থাকা "Format as Table" অথবা "Table" বাটন ব্যবহার করুন।

• এটি করার পর, আপনি একটি টেম্পলেট চয়ন করতে পারবেন বা নিজেদের পছন্দ অনুযায়ী টেবিল তৈরি করতে পারবেন। এই প্রক্রিয়ার পর, আপনি যেসব রো এবং কলাম চিহ্নিত করেছেন তা Headings হিসেবে চিহ্নিত হবে।

• Headings হিসেবে চিহ্নিত রো এবং কলামে ডেটা ইনপুট করতে চাইলে, সহজেই সেলে ক্লিক করুন এবং ডেটা ইনপুট করুন।

• এক্সেল এ Headings হিসেবে চিহ্নিত রো এবং কলামে যেসব তথ্য ইনপুট করতে চাইবেন, তা খোলামে ক্লিক করে সম্পাদনা করতে পারবেন।

Zoom

কখনও কখনও কম্পিউটারের স্ক্রিনে একটি ডকুমেন্টকে বড় করে দেখাতে সহায়ক হয়, বিশেষ করে যদি আপনার মনিটর ছোট বা দুর্বল দৃষ্টি থাকে।এটি জুম আউট করাও সহায়ক হতে পারে যাতে আপনি দেখতে পারেন পুরো Document টি কেমন দেখাচ্ছে।

Zoom

জুম স্লাইডার ব্যবহার করা আপনার Document জুম সামঞ্জস্য করার আরও সুনির্দিষ্ট উপায়। যেখানে আপনি একটি জুম স্তর নির্দিষ্ট করতে পারেন।

100%

এটি ডকুমেন্টটি 100% স্কেলে দেখার মাধ্যমে আপনি ডকুমেন্টের সাইজ এবং অংশগুলি মূল সাইজে দেখতে পারবেন।

Zoom to Selection

Microsoft Excel এ Zoom to Selection হলো একটি ফীচার যা আপনার সিলেক্ট করা এলিমেন্টে জুম করে দেখায়। এটি সহজেই আপনার ডেটা সহজেই দেখতে এবং সম্পাদনা করতে সাহায্য করতে সাহায্য করে। এই ফিচারটি ব্যবহার করতে নিম্নলিখিত ধাপগুলি অনুসরণ করুন:

• "Home" ট্যাবে গিয়ে থাকা "Editing" সেকশনে থাকা "Find & Select" অথবা "Find" বাটনে ক্লিক করুন।

• "Zoom to Selection" বা "Zoom" বক্সে থাকা "Zoom to Selection" অথবা "Zoom" বাটনে ক্লিক করুন।

• এই কাজটি করার জন্য আপনি একটি সংক্ষেপিত মেনু বা কীবোর্ড শর্টকাট ব্যবহার করতে পারেন। সিলেক্ট করা সেলে রাইট ক্লিক করে উত্তরপ্রদেশে এবং "Zoom" অথবা "Zoom to Selection" বাছাই করুন।

এই ধাপগুলি অনুসরণ করলে, আপনি যে সেলগুলি সিলেক্ট করে Zoom to Selection করতে পারেন।

Window

আপনি Word এ খোলা প্রতিটি Document একটি উইন্ডো হিসাবে চিন্তা করা যেতে পারে. একই ডকুমেন্টের একাধিক উইন্ডো খোলা সম্ভব।

New Window

আপনাকে সক্রিয় Document এর একটি নতুন উইন্ডো তৈরি করতে দেয়।

Arrange All

এটি একটি পূর্ণ স্ক্রিনে অ্যাপ্লিকেশন/ডকুমেন্টকে সর্বাধিক করে তুলবে। বিভক্ত - বর্তমান উইন্ডোটিকে দুটি অংশে বিভক্ত করে।

Freeze Panes

Microsoft Excel এর "Freeze Panes" ফিচারটি ব্যবহার করে আপনি এক্সেল শীটের শীটের শীটের শীটের উপরের এবং/অথবা বামের অংশগুলি স্থায়ীভাবে দৃশ্যমান রাখতে পারেন, যাতে আপনি ডেটা স্ক্রল করতে হলে শীটের হেডিং বা লেবেল দেখতে পান।

এটি ব্যবহার করতে নিম্নলিখিত ধাপগুলি অনুসরণ করুন:

• শীটে যেখানে থাকা আপনি চাইবেন সেখানে যান। যেমন, আপনি চাইলে শীটের শীর্ষের বা বাম সম্মুখে যেখানে সহজেই দেখতে পারেন।

• "View" ট্যাবে গিয়ে থাকা "Window" সেকশনে থাকা "Freeze Panes" অথবা "Freeze Top Row" বা "Freeze First Column" বাটনে ক্লিক করুন।

• "Freeze Top Row" দিয়ে শীটের শীর্ষ সারি স্থায়ীভাবে ব্লক করতে চান তার জন্য।

• "Freeze First Column" দিয়ে শীটের প্রথম কলাম স্থায়ীভাবে ব্লক করতে চান তার জন্য।

• "Freeze Panes" অথবা "Unfreeze Panes" দিয়ে সকল ব্লক আবার আবমুক্ত করতে পারেন।

• Freeze Top Row

• Freeze First Column

Split

বর্তমান উইন্ডোটিকে দুটি অংশে বিভক্ত করে।

Hide

Microsoft Excel এ সেল, রো, কলাম বা শীট লুকানো বা মুছে ফেলার জন্য "Hide" ব্যবহার করা যায়।

আপনি নিম্নলিখিত উপায়ে সেল, রো, কলাম বা শীট লুকাতে পারেন:

1.সেল লুকানো:

• সেল লুকাতে চাইলে, সেলগুলি সিলেক্ট করুন।

• তারপর "Home" ট্যাবে গিয়ে "Cells" সেকশনে থাকা "Format" বা "Format Cells" বাটনে ক্লিক করুন।

• "Format Cells" ডায়ালগ বক্সে গিয়ে "Protection" ট্যাবে চলে যান এবং "Hidden" চেকবক্সটি চেক করুন।

• "OK" বাটনে ক্লিক করুন।

• এবার "Review" ট্যাবে গিয়ে "Protect Sheet" বা "Protect Workbook" বাটনে ক্লিক করুন এবং একটি পাসওয়ার্ড নির্দিষ্ট করুন যদি আপনি চান।

2.রো এবং কলাম লুকানো:

• এক বা একাধিক রো এবং/অথবা কলাম লুকাতে চাইলে, তাদের সিলেক্ট করুন।

• তারপর "Home" ট্যাবে গিয়ে "Cells" সেকশনে থাকা "Format" বা "Format Cells" বাটনে ক্লিক করুন।

• "Format Cells" ডায়ালগ বক্সে গিয়ে "Protection" ট্যাবে চলে যান এবং "Hidden" চেকবক্সটি চেক করুন।

• "OK" বাটনে ক্লিক করুন। *এবার "Review" ট্যাবে গিয়ে "Protect Sheet" বা "Protect Workbook" বাটনে ক্লিক করুন এবং একটি পাসওয়ার্ড নির্দিষ্ট করুন যদি আপনি চান।

লুকানো ডেটা দেখতে হলে, আপনাকে সংক্ষেপিত হোক, যা "Home" ট্যাবে গিয়ে "Cells" সেকশনে থাকা "Format" বা "Format Cells" বাটন দিয়ে চয়ন করতে হয়। "Protection" ট্যাবে যাওয়া এবং "Hidden" চেকবক্সটি আনচেক করুন।

Switch Windows

আপনাকে বর্তমানে সক্রিয় সমস্ত Document গুলির মধ্যে স্যুইচ করতে দেয়৷ এটি নির্দিষ্ট সেশনে বর্তমানে খোলা সমস্ত Window/Document প্রদর্শন করে। পূর্বে এগুলি উইন্ডো মেনুতে প্রদর্শিত হত।

Macros

ড্রপ-ডাউন সহ বোতাম। বোতামটি ভিউ ম্যাক্রো কমান্ড এবং "ম্যাক্রো" ডায়ালগ বক্স প্রদর্শন করে। ড্রপ-ডাউনে কমান্ড রয়েছে:

Macros

• View Macros এই অপশনের মাধ্যমে আপনি ডকুমেন্টে বা Word এপ্লিকেশনে সংরক্ষিত ম্যাক্রোগুলি দেখতে পারবেন। এটি ম্যাক্রোগুলির তালিকা দেখানোর জন্য একটি ডায়ালগ বক্স খুলবে যেখানে আপনি ম্যাক্রোগুলি সিলেক্ট করতে পারবেন এবং সেগুলি চালাতে বা সম্পাদন করতে পারবেন

• Record Macros এই অপশনটি ব্যবহার করে আপনি ম্যাক্রো রেকর্ড করতে পারেন। যখন আপনি Record Macros চালু করবেন, Excel আপনার ডকুমেন্টে আপনার করা কাজ সংরক্ষণ করবে এবং তা একটি ম্যাক্রো হিসেবে তৈরি করবে। এরপর সম্পাদনা করতে পারেন এবং প্রয়োজনে সম্পাদনার পরিবর্তে ম্যাক্রোটি চালাতে বা ডিলেট করতে পারেন।

• Use Relative References Microsoft Excel এর "Use Relative Reference" বা "সম্পর্কিত সূচক ব্যবহার করুন" একটি বৈশিষ্ট্য যা মেনু রেকর্ডিং (Recording) এর সময়ে এক্সেল ম্যাক্রোগুলির সাথে যোগাযোগ করা হয়। এই বৈশিষ্ট্যটি চালু করলে, মেনু রেকর্ডিং সময়ে আপনি যেগুলি কাজ করতে চান তা সম্পর্কিত সূচক বা নির্দিষ্ট কোনও সেলের উপর নির্ভর করবে না, বরং এটি সম্পর্কিত সংখ্যাগুলির সাথে সাধারিত হবে।