ফাইল ট্যাবের ব্যবহার (Using the Excel File Tab)

File Menu

"File" মেনুটি মূলত আপনার ডকুমেন্ট সংরক্ষণ, প্রিন্ট, নতুন ডকুমেন্ট তৈরি, এবং অন্যান্য ফাইল সংস্করণ সহ মোডিফাই করার জন্য ব্যবহৃত হয়। এই মেনুটির মাধ্যমে আপনি আপনার কাজ সংরক্ষণ করতে, একটি নতুন ডকুমেন্ট তৈরি করতে, ডকুমেন্ট প্রিন্ট করতে এবং বিভিন্ন ফাইল সংস্করণ দেখতে পারেন।

New

ডকুমেন্টে নতুন পেজ তৈরি করার জন্য এই Sub-menu ব্যবহার করা হয়। কাজের মাঝে নতুন ফাইলের দরকার হলে ফাইল মেন্যুতে ক্লিক করে New এ ক্লিক করলে একটা (Task Pane) বক্স আসবে, এ (Task Pane) বক্স থেকে (Blank Documents) এ ক্লিক করলে একটি নতুন পেইজ Open হবে।

কী-বোর্ডের শর্টকাট Key (Ctrl+N) চাপলেই নতুন পেজটি Open হবে।

Open

Save করা কোন ফাইলকে পর্দায় আনতে এই সাবমেন্যুটি ব্যবহৃত হয়। এক্ষেত্রে প্রথমে File থেকে Open এ ক্লিক করলে একটি ডায়ালগবক্স আসবে। এখান থেকে আমাদের Save করা ফাইল সিলেক্ট করে, Open কমান্ড বাটনে ক্লিক করলে Save করা ফাইলটি পর্দায় ওপেন হবে।

কী-বোর্ডের শর্টকাট Key (Ctrl+O) চাপলেই Save ফাইল সামনে আসবে,তখন নির্দিষ্ঠ ফাইল ওপেন করতে হবে।

Save

ডকুমেন্ট কম্পিউটারে সেভ করার জন্য এই সাবমেন্যুটি ব্যবহার করা হয়। কোন ডকুমেন্ট সংরক্ষণ করতে চাইলে File এ ক্লিক করতে হবে তারপর Save এ ক্লিক করতে হবে, তাহলে একটি ডায়ালগ বক্স আসবে, তারপর ফাইলটি কোথায় সেভ হবে তা দেখিয়ে দিতে হবে। সাধারণত আমরা My Documents এ ফাইল সেভ করি। আপনি ইচ্ছা করলে একই নিয়মে অন্য ড্রাইভে Save করে রাখতে পারেন। এরপর File Name-বক্স এ আপনার পছন্দ মত নাম টাইপ করে,সবশেষে Save এ ক্লিক করুন, তাহলে আপনার বর্তমান লিখিত ফাইলটি কম্পিউটারে সেভ হবে।

কী-বোর্ডের শর্টকাট Key (Ctrl+S).

হার্ডড্রাইভের অন্যকোনো লোকেশনে ডকুমেন্ট সেভ করতে চাইলে Browse বোতামে ক্লিক করতে হবে। তাহলে Save As ডায়ালগ বক্স ওপেন হবে। উক্ত ডায়লগ বক্সে আমরা ফাইলের নাম, এক্সটেনশন, ফাইল সংরক্ষণের জায়গা ইত্যাদি দিয়ে আমরা ডকুমেন্টটি সংরক্ষণ করতে পারি।

Save As

উপরের নিয়মে সেভ করা ফাইলটি অন্য আরেকটি নামে সেভ করার জন্য এই সাবমেন্যু ব্যবহার করা হয়। অথ্যাৎ আমরা কোন ফাইল নিয়ে কাজ করলে তার একটি প্রতিলিপি বা কপি তৈরি হয় যা দিয়ে কাজ করি। এতে মূল ফাইলটি অক্ষত থাকে। এই প্রক্রিয়াটি সেভ করার মতই। শুধুমাত্র এতে ফাইলটির আরেকটি কপি তৈরি হয়।

Print

Documents লেখা প্রিন্ট করতে হলে এই Sub-menu ব্যবহার হয়। এক্ষেত্রে কম্পিউটারের সাথে ডাটা কেবল দিয়ে প্রিন্টারকে সংযুক্ত করে অন করে কম্পিউটারে প্রিন্টার সফটওয়্যার ইনস্টল করতে হবে। এরপর File থেকে Print এ ক্লিক করলে একটি ডায়ালগ বক্স আসবে। এখান থেকে উপরে Printer Name বক্স থেকে যে প্রিন্টারে প্রিন্ট করা হবে তা সিলেক্ট করতে হবে। তারপর Page Range থেকে যে যে পেজ প্রিন্ট করা হবে তা সিলেক্ট করতে হবে, এরপর Copies বক্স থেকে কত কপি প্রিন্ট হবে তা টাইপ করে OK তে ক্লিক করলে প্রিন্ট শুরু হবে। কী-বোর্ডের শর্টকাট Key (Ctrl+P).

Share

মাইক্রোসফট ওয়ার্ডে, উপরের মেনু বারে "শেয়ার" অপশন পাওয়া যায়। "শেয়ার" করার পর, আপনি একটি ইমেল ঠিকানা অথবা সহযোগীদের মাইক্রোসফট অ্যাকাউন্ট ঠিকানা দিয়ে ডকুমেন্টটি শেয়ার করতে পারেন।

অথবা, আপনি একটি লিঙ্ক তৈরি করে করতে পারেন যার মাধ্যমে অন্যান্য ব্যবহারকারীরা এটি অ্যাক্সেস করতে পারবেন।

Export

আপনি যে ডেটা এক্সপোর্ট করতে চান, সেই ডেটা সিলেক্ট করুন। "ফাইল" মেনু বারে গিয়ে "সংরক্ষণ" বা "এক্সপোর্ট" বা "পরিচয়ের নাম" বা একই ধরণের কোনও অপশন সিলেক্ট করুন সংরক্ষণ স্থান এবং ফাইল এক্সটেনশন নির্ধারণ করুন। "সেভ" বা "এক্সপোর্ট" বা একই ধরণের কোনও বাটন ক্লিক করুন।

Close

কাজ করার সময় যদি সচল করা ফাইলটি বন্ধ করার প্রয়োজন হয় তখন এই Sub-menu’র সাহায্যে তা করা হয়। এক্ষেত্রে File এ ক্লিক করে Close এ ক্লিক করতে হবে। ডকুমেন্টটি সেভ না থাকলে সেভ করতে চান কিনা তার জন্য একটি চেক বক্স আসবে। সেভ করতে চাইলে Yes সেভ না করতে চাইলে No-তে ক্লিক করতে হবে। কী-বোর্ডের শর্টকাট Key (Ctrl+W).